Maskinkalkyler kan göras på olika sätt beroende på syfte och planeringssituation. I generella maskinkalkyler och bidragskalkyler kan syftet vara att visa på genomsnittliga medelårskalkyler och vilka kostnader olika typer av redskap och maskiner har över ett antal år. Med tanke på att maskinkostnaderna uppgår till ca 20-25% av företagets omsättning och att skillnaderna mellan gårdar är stor finns all anledning att lägga ökat fokus på din egen maskinekonomi. Genomsnittliga resultat räcker sällan till tillräcklig lönsamhet, utan fokus behöver vara på var de bästa företagarna ligger och sätta upp egna mål som följs upp. Kan maskinekonomin på en enskild gård förbättras 5-10% (lägre kostnader/högre intäkter) så innebär det 1-2% bättre vinst på sista raden.

I kalkylering finns ”fasta” och ”rörliga” kostnader samt ”särkostnader” och ”samkostnader”. Vad som är vad beror på planeringshorisonten. Förenklat kan man säga att beräkna kostnaden för att köra ytterligare 5% areal så är mycket av maskinkostnaderna fasta och de rörliga kostnaderna är främst diesel och lite mer underhåll. Om det handlar om att se över hela gårdens verksamhet på 5-10 år så är i stort sett alla maskinkostnader att betrakta som rörliga.

Värdeminskningen betraktas ofta som fast då värdet sjunker med tiden, men den påverkas även av hur mycket maskinen används och hur väl den sköts, så den är delvis rörlig. Det mest intressanta i maskinekonomi är vad som händer på marginalen, dvs hur du kan förändra lönsamheten genom att förändra. Det kan var att öka eller minska areal och antal timmar, lägga några timmar mer på underhåll och undvika onödiga haverier eller att du kan öka arbetsbredden på ett redskap och på så sätt öka produktiviteten och produktionsvärdet i hela kedjan. Maskinkostnadsuppföljning handlar inte bara om att snabbt få fram kostnaderna utan lika mycket om att gå igenom senaste årets kostnader och analysera vad som orsakade en ökad eller minskad reparations- och underhållskostnad, ökad dieselförbrukning eller hur den faktiska marknadsmässiga värdeminskningen var på maskinen som byttes in. Fokus är således inte bara på att få fram en siffra, utan vad som är orsakerna bakom, vad går att påverka och hur verksamheten ska förbättras till nästa år. Jobbar du med maskinsamverkan är det också många fördelar med att följa upp faktiska maskinkostnader. Genom att sätta upp mål för sin maskinekonomi och följa upp sina egna faktiska maskinkostnader har du bättre möjlighet att även beräkna hur ökat eller minskat antal timmar eller brukad areal påverkar dina fasta och rörliga kostnader. Om det finns bra underlag för din egen maskinekonomi kan du enklare beräkna ekonomiska effekter av olika handlingsalternativ och blir mycket tryggare i att fatta rätt beslut i såväl kortsiktiga som långsiktiga frågor.

Anledningen till att inte beräkna sina egna maskinkostnader är bland annat att maskinkostnaden inte kommer som externa fakturor som finns på ett visst konto. Maskinekonomin finns ofta på 5-10 olika konton i bokföringen. Kostnaden för värdeminskning utgörs av den bokföringsmässiga avskrivningen, vilket kan skilja sig från den faktiska värdeminskningen på marknaden. Arbetskostnaden för maskinunderhåll finns under personalkostnader och är du egen företagare så finns de som en del av resultatet. För att få bättre kontroll på din maskinekonomi behövs en årlig uppföljning av faktiska kostnader och jämföra med dina mål och kostnadsramar. Börja med enklare maskinkostnadsuppföljning så att du kommer igång, sen kan du stegvis förfina analyserna efter dina behov.

Egna maskinkostnadsuppföljningar kan göras enkelt för alla redskap och maskiner genom att årligen följa en handfull kostnadskonton i bokföringen. Du kan även följa kostnaderna på ex 12 mån rullande. Kostnaderna kan sättas i relation till omsättningen, exempelvis att kontot underhåll eller diesel är x % av omsättning på rullande 12 mån.

Mall för övergripande maskinkostnadskalkyler.
Exempel på övergripande maskinkostnadskalkyl.
Undrar du något? Kontakta oss via info@farmersfirst.se så svarar vi gärna på dina frågor.

Det kan också göras mer detaljerat med kostnadsställe eller projektnummer per redskaps- eller maskinkategori, exempelvis alla traktorer eller vallmaskiner. De som verkligen vill ha riktigt bra kontroll på maskinkostnader kan ha projektredovisning per redskap och maskin, ex alla kostnader för traktor XX konteras på visst projektnummer och kan följas upp på detaljerad nivå för ett eller flera år. En detaljerad kostnadsuppföljning per maskin kräver dock ett stort engagemang hos den som konterar så det blir konsekvent och att resultatet verkligen används för uppföljning och beslutsfattande. När en maskinkostnadsuppföljning är gjord per maskinkategori eller per maskin så finns även möjligheten att fördela maskinkostnader per gröda. Traktorer används ofta i all växtodling och fördelas enklast per timme då olika grödor ofta kräver olika antal timmar per hektar. Basmaskiner för jordbearbetning, sådd, gödning mm fördelas enklast ut per brukad areal. Det går även att ex ta en lägre basmaskinkostnad per hektar vall då vallen ligger flera år. Tröskor kan fördelas utifrån antal tröskade hektar och likaså vallmaskiner och specialmaskiner per hektar för respektive gröda. För att inte göra det för komplicerat är det enklast att slå maskinkostnaden per brukad areal och stegvis förfina maskinkostnadsuppföljning och fördelning av maskinkostnader per gröda.

Mall för mer detaljerad maskinkostnadskalkyl. 
Exempel på detaljerad maskinkostnadskalkyl.
Undrar du något? Kontakta oss via info@farmersfirst.se så svarar vi gärna på dina frågor.

• Drivmedel, smörjmedel och oljor
• Underhåll, reparationer och reservdelar
• Skatt och försäkringar
• Förvaring
• Gemensamma kostnad för gårdens verkstad
• Kostnader för inköpta maskintjänster
• Värdeminskning
• Ränta

För att inte fastna i detaljer i början kan du ta de stora kostnaderna och avvakta med exempelvis eget arbete för underhåll eller förvaring och ta de uppgifter som är enklare att hitta i bokföringen. Vill du ha med dem kan du använda en schablon då det inte är de stora kostnadsposterna.

Drivmedel, smörjmedel, fett och oljor hittar du enkelt i bokföringen under konto 53XX. Försök att bedöma hur stor andel av förbrukat bränsle, smörjmedel och oljor som hör till redskap och maskiner. Kan även behöva justeras med ingående och utgående balans om större inköp gjorts kring den tid bokslutet avslutats. Kostnaden för drivmedel beror till största delen på marknadspriser och skatter men även av förbrukningen, antingen per timme eller vilket odlingssystem som används. Olika maskiner har olika bränsleeffektivitet och i tider av höga dieselpriser kan det vara lönsamt att investera i mer bränsleeffektiva maskiner. Med ett kraftigt ökat pris på diesel blir det även intressant att titta på alternativa brukningsmetoder och odlingssystem för att minska jordbearbetning och att göra flera arbetsmoment per överfart. När det gäller inköp av smörjmedel, fett och oljor kan kostnaden minskas genom att jämföra priser för liknande kvaliteter hos fler än en aktör för att se om det finns mer prisvärda alternativ.

Underhåll, reparationer och reservdelar finns ofta under konto 55XX och innehåller utgifter för service, reparationer, reservdelar och underhåll. Beroende på hur det är bokfört kan det behövas göras en uppskattning vad som hänförs till redskap och maskiner och om det finns annat underhåll som hör till annat underhåll än redskap och maskiner, ex stallinredning, inomgårdsutrustning eller byggnader. Även om större reparationskostnader är svåra att förutse finns en tendens att det alltid är någon större reparation och haveri. Genom att årligen följa utfall för reparationer och inköp av reservdelar ökar medvetenheten om kostnaderna och vikten av skötsel och underhåll för att i tid kunna åtgärder brister innan det blir ett större haveri. En annan fördel med att följa underhålls- och reparationskostnader är att i tid besluta om att byta maskin eller ifrågasätta om man ska ha en egen maskin eller leja in en maskin vid behov.

Med ett proaktivt underhållsarbete kan onödiga och kostsamma haverier och reparationer undvikas. Så mycket som 70% av haverierna på redskap skulle kunna undvikas med mer förebyggande underhåll, dels efter och inför säsong, men även dagligt och veckovis underhåll.

Eget arbete med underhåll av redskap och maskiner finns under arbetskostnader 7XXX och för anställd personal finns kostnaden på ett antal poster såsom lön, sociala avgifter, sjuk- och semesterkostnader. Uppskatta hur stor del av årsarbetstiden som läggs på underhåll. Ett annat sätt är att beräkna en ungefärlig timkostnad med sociala avgifter mm och sen uppskatta antal årstimmar för underhåll. Om du är ägare och inte tar ut lön får du även uppskatta en rimlig timkostnad och hur mycket tid du lägger på maskinunderhåll. Det varierar stort mellan olika gårdar, om man lejer bort mycket av underhåll, service och reparationer eller om man gör huvuddelen själv. Eget underhållsarbete kan som alla andra arbetsmoment rationaliseras och effektiviseras genom att ha tydliga och tillgängliga underhålls- och serviceplaner med rutiner för vem, när och hur underhåll ska göras. Att inte underhåll görs på rätts sätt, i rätt tid eller att det tar lång tid (för att det ska letas efter instruktionsböcker eller ta reda på vilken olja som ska användas till vilken maskin) kostar pengar.

Försäkringar och skatt finns under 63XX respektive 56XX och innehåller ofta gårdsförsäkringar, brandförsäkring och maskinskadeförsäkringar. Bedöm vilka försäkringskostnader och skatter som hör till dina redskap och maskiner och vad som hör till annat såsom stallbyggnader, skog eller grödor mm. Med ett förebyggande underhåll och servicearbete minskar risken för skador och haverier och därmed undviks onödiga och kostsamma försäkringsärenden och stillestånd.

Förvaringskostnad för maskinhallar med mera varierar också mycket mellan gårdar. Kan ni se kostnaden för underhåll och kapitalkostnad för exempelvis maskinhallar kan ni fördela hela eller delar av dessa kostnader på redskap och maskiner. Om det inte finns redovisat kan en enklare fördelning av byggnadskostnader göras eller att ni avvaktar med denna kostnad då den till stor del är fast och inte är en av de större kostnadsposterna i maskinkalkylen.

Gemensamma kostnad för gårdens verkstad kan finnas på flera konton i bokföringen. Under 54XX finns ofta förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial som delvis kan hänföras verkstaden. Likaså finns värme och elkostnader som till viss del kan fördelas på verkstaden, ofta under 53XX.

Kostnader för inköpta maskintjänster kan finnas på olika konton beroende på hur det är bokfört, och i maskinkalkylen avser inlejda maskintjänster i första hand arbete på fält och inte byggnation eller reparation av exempelvis byggnader eller skogsdikning. Kostnaden för inlejda maskintjänster som beror på att egna maskinerna havererat kan undvikas genom att utföra förebyggande underhåll och service inför och under säsong.

Värdeminskning av redskap och maskiner avser det marknadsmässiga värdeminskningen som årligen sker. I redovisningen finns beräkningar för bokföringsmässig avskrivning som regleras av skattelagstiftning och kan ske inom vissa ramar. Den bokföringsmässiga avskrivningen ska till stor del återge den faktiska värdeminskningen men det kan vara skillnad. I maskinkalkyler som avser att se maskinkostnader över en längre period är det vanligt att beräkna en genomsnittlig årlig värdeminskning då planen är att behålla redskapet eller maskinen under ett antal år. Vill man se den marknadsmässiga och faktiska årliga värdeminskningen är det mer lämpligt att ta en årlig procentuell värdeminskning på ex 12 - 15%. I praktiken medför detta att en nyare traktor sjunker mer i värde i början medan en äldre traktor sjunker mindre i kronor per år.

Värdeminskning påverkas av användning och slitage men också av i vilken grad redskapet eller maskiner sköts och underhålls. En väl underhållen maskin som du kan påvisa en validerad servicelogg på sjunker mindre i värde jämfört med andra maskiner som inte sköts korrekt eller inte kan bevisa vilket underhåll och service som maskinen fått. I takt med att redskap och maskiner säljs alltmer på nätet kommer det bli allt viktigare att kunna visa för intresserade köpare vilket underhåll och service som maskinen fått för att få ut ett högre försäljningsvärde.

Räntekostnad är en kalkylmässig kostnad för att få en kostnad för att kapital är bundet i redskap och maskiner. Alternativet hade vart att det bundna kapitalet placerats på annat håll med viss avkastning. Ett närliggande område är finansiering och finansieringskostnad. Till skillnad från kalkylmässig kostnad så är finansieringskostnad en likviditetskostnad för att finansiera köpet av en maskin. Det kan vara hela eller delar av köpeskillingen. Även här är det viktigt att redskapet och maskinen sköts på ett bra sätt så att restvärdet inte blir onödigt lågt. Om maskinen sköts på ett bra sätt kan finansbolaget sätta ett högre restvärde och finansieringskostnaden minskas.

Grunden i maskinekonomi är att maskinerna genererar tillräckligt med intäkter för att skapa hållbar lönsamhet. Genom att följa upp och ha koll på maskinkostnaderna blir det enklare att bedöma vilket värde och intäkter som krävs för att skapa lönsamhet. Å ena sidan kan det vara bra med hög maskinkapacitet och relativt nya maskiner för att säkerställa hög skörd och hög kvalitet på grödan men å andra sidan får inte maskinkostnaderna blir för höga och äventyra resultatet på sista raden. Det blir en fråga om att bedöma en optimal och rimlig maskinkapacitet i relation till den mängd och förväntad kvalitet som ska ge intäkter samt bedöma risker för vad som kan störa produktionen och de olika arbetsmomenten. Det som förbättrar maskinkalkylen kan vara att öka antal timmar och antal brukade hektar men det hotar samtidigt att inte hinna göra de kritiska arbetsmomenten för att få den förväntade skörden.

Läglighetseffekt är ett begrepp som avser effekten av att kunna göra rätt arbetsmoment vid mest optimala tillfälle. Om arbetsmomentet inte kan göras vid det mest optimala tillfället och exempelvis skördemängden eller kvalitén sjunker uppstår en kostnad, en så kallad läglighetskostnad som kan uttryckas om kr/ha och dag. Som exempel kan nämnas en rundbalspress som ska skörda första skörden i vallproduktionen. Om skörden blir försenad 1 dygn försämras näringsvärde och foderkvalitet motsvarande ca 14-20 öre per kilo torrsubstans med de priser som gäller i dagsläget. En rundbalspress producerar ca 20-25 rundbalar i timmen med ca 250-300 kg ts per bal och körs ca 10 tim per dygn. Totalt producerar pressen ca 60 ton ts per dag och sjunker värdet med 14-20 öre/kg ts blir förlusten ca 8000-12 000 kr/dag som pressen står still. Det kan även vara så att pressen inte har tillräcklig kapacitet för att klara en viss areal och att det därmed blir sårbart att hinna med även om pressen rullar som den ska.

Arbets- och maskinkostnad i procent av omsättningen är ett sätt att bedöma rimligheten i maskinkostnaderna. Beroende på vilka produktionsgrenar, grödor och bördighet som finns på gården varierar arbets- och maskinkostnad i relation till omsättning mellan ca 30-45%. Om vi tar exempelvis en gröda som omsätter 21 000 kr och arbets- och maskinkostnad uppgår till 7000 kr/ha så uppgår arbets- och maskinkostnad till 33%. Att mäta ett enstaka år kan vara missvisande och därför behövs en långsiktig strategi för hur företaget bedömer vilken inriktning och vilka kostnadsramar som exempelvis växtodlingen ska ha de kommande 3-5 åren och utifrån det sätta mål på att ex arbets- och maskinkostnaden ska vara 30 eller 35%. Genom att följa upp detta årligen ges en bra och rättvisande bild av vart företaget ligger på exempelvis ett treårigt snitt. Med investeringskalkyler och maskinkostnadsuppföljning blir målbilden tydligare och de ekonomiska ramarna och målen för vilket värde som behöver skapas och även vilka ramar som arbets- och maskinkostnaden behöver rymmas inom.