- Drivmedel, smörjmedel och oljor
- Underhåll, reparationer och reservdelar
- Skatt och försäkringar
- Förvaring
- Gemensamma kostnad för gårdens verkstad
- Kostnader för inköpta maskintjänster
- Värdeminskning
- Ränta
För att inte fastna i detaljer i början kan du ta de stora kostnaderna och avvakta med exempelvis eget arbete för underhåll eller förvaring och ta de uppgifter som är enklare att hitta i bokföringen. Vill du ha med dem kan du använda en schablon då det inte är de stora kostnadsposterna.
Drivmedel, smörjmedel, fett och oljor hittar du enkelt i bokföringen under konto 53XX. Försök att bedöma hur stor andel av förbrukat bränsle, smörjmedel och oljor som hör till redskap och maskiner. Kan även behöva justeras med ingående och utgående balans om större inköp gjorts kring den tid bokslutet avslutats. Kostnaden för drivmedel beror till största delen på marknadspriser och skatter men även av förbrukningen, antingen per timme eller vilket odlingssystem som används. Olika maskiner har olika bränsleeffektivitet och i tider av höga dieselpriser kan det vara lönsamt att investera i mer bränsleeffektiva maskiner. Med ett kraftigt ökat pris på diesel blir det även intressant att titta på alternativa brukningsmetoder och odlingssystem för att minska jordbearbetning och att göra flera arbetsmoment per överfart. När det gäller inköp av smörjmedel, fett och oljor kan kostnaden minskas genom att jämföra priser för liknande kvaliteter hos fler än en aktör för att se om det finns mer prisvärda alternativ.
Underhåll, reparationer och reservdelar finns ofta under konto 55XX och innehåller utgifter för service, reparationer, reservdelar och underhåll. Beroende på hur det är bokfört kan det behövas göras en uppskattning vad som hänförs till redskap och maskiner och om det finns annat underhåll som hör till annat underhåll än redskap och maskiner, ex stallinredning, inomgårdsutrustning eller byggnader. Även om större reparationskostnader är svåra att förutse finns en tendens att det alltid är någon större reparation och haveri. Genom att årligen följa utfall för reparationer och inköp av reservdelar ökar medvetenheten om kostnaderna och vikten av skötsel och underhåll för att i tid kunna åtgärder brister innan det blir ett större haveri. En annan fördel med att följa underhålls- och reparationskostnader är att i tid besluta om att byta maskin eller ifrågasätta om man ska ha en egen maskin eller leja in en maskin vid behov.
Med ett proaktivt underhållsarbete kan onödiga och kostsamma haverier och reparationer undvikas. Så mycket som 70% av haverierna på redskap skulle kunna undvikas med mer förebyggande underhåll, dels efter och inför säsong, men även dagligt och veckovis underhåll.
Eget arbete med underhåll av redskap och maskiner finns under arbetskostnader 7XXX och för anställd personal finns kostnaden på ett antal poster såsom lön, sociala avgifter, sjuk- och semesterkostnader. Uppskatta hur stor del av årsarbetstiden som läggs på underhåll. Ett annat sätt är att beräkna en ungefärlig timkostnad med sociala avgifter mm och sen uppskatta antal årstimmar för underhåll. Om du är ägare och inte tar ut lön får du även uppskatta en rimlig timkostnad och hur mycket tid du lägger på maskinunderhåll. Det varierar stort mellan olika gårdar, om man lejer bort mycket av underhåll, service och reparationer eller om man gör huvuddelen själv. Eget underhållsarbete kan som alla andra arbetsmoment rationaliseras och effektiviseras genom att ha tydliga och tillgängliga underhålls- och serviceplaner med rutiner för vem, när och hur underhåll ska göras. Att inte underhåll görs på rätts sätt, i rätt tid eller att det tar lång tid (för att det ska letas efter instruktionsböcker eller ta reda på vilken olja som ska användas till vilken maskin) kostar pengar.
Försäkringar och skatt finns under 63XX respektive 56XX och innehåller ofta gårdsförsäkringar, brandförsäkring och maskinskadeförsäkringar. Bedöm vilka försäkringskostnader och skatter som hör till dina redskap och maskiner och vad som hör till annat såsom stallbyggnader, skog eller grödor mm. Med ett förebyggande underhåll och servicearbete minskar risken för skador och haverier och därmed undviks onödiga och kostsamma försäkringsärenden och stillestånd.
Förvaringskostnad för maskinhallar med mera varierar också mycket mellan gårdar. Kan ni se kostnaden för underhåll och kapitalkostnad för exempelvis maskinhallar kan ni fördela hela eller delar av dessa kostnader på redskap och maskiner. Om det inte finns redovisat kan en enklare fördelning av byggnadskostnader göras eller att ni avvaktar med denna kostnad då den till stor del är fast och inte är en av de större kostnadsposterna i maskinkalkylen.
Gemensamma kostnad för gårdens verkstad kan finnas på flera konton i bokföringen. Under 54XX finns ofta förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial som delvis kan hänföras verkstaden. Likaså finns värme och elkostnader som till viss del kan fördelas på verkstaden, ofta under 53XX.
Kostnader för inköpta maskintjänster kan finnas på olika konton beroende på hur det är bokfört, och i maskinkalkylen avser inlejda maskintjänster i första hand arbete på fält och inte byggnation eller reparation av exempelvis byggnader eller skogsdikning. Kostnaden för inlejda maskintjänster som beror på att egna maskinerna havererat kan undvikas genom att utföra förebyggande underhåll och service inför och under säsong.
Värdeminskning av redskap och maskiner avser det marknadsmässiga värdeminskningen som årligen sker. I redovisningen finns beräkningar för bokföringsmässig avskrivning som regleras av skattelagstiftning och kan ske inom vissa ramar. Den bokföringsmässiga avskrivningen ska till stor del återge den faktiska värdeminskningen men det kan vara skillnad. I maskinkalkyler som avser att se maskinkostnader över en längre period är det vanligt att beräkna en genomsnittlig årlig värdeminskning då planen är att behålla redskapet eller maskinen under ett antal år. Vill man se den marknadsmässiga och faktiska årliga värdeminskningen är det mer lämpligt att ta en årlig procentuell värdeminskning på ex 12 - 15%. I praktiken medför detta att en nyare traktor sjunker mer i värde i början medan en äldre traktor sjunker mindre i kronor per år.
Värdeminskning påverkas av användning och slitage men också av i vilken grad redskapet eller maskiner sköts och underhålls. En väl underhållen maskin som du kan påvisa en validerad servicelogg på sjunker mindre i värde jämfört med andra maskiner som inte sköts korrekt eller inte kan bevisa vilket underhåll och service som maskinen fått. I takt med att redskap och maskiner säljs alltmer på nätet kommer det bli allt viktigare att kunna visa för intresserade köpare vilket underhåll och service som maskinen fått för att få ut ett högre försäljningsvärde.
Räntekostnad är en kalkylmässig kostnad för att få en kostnad för att kapital är bundet i redskap och maskiner. Alternativet hade vart att det bundna kapitalet placerats på annat håll med viss avkastning. Ett närliggande område är finansiering och finansieringskostnad. Till skillnad från kalkylmässig kostnad så är finansieringskostnad en likviditetskostnad för att finansiera köpet av en maskin. Det kan vara hela eller delar av köpeskillingen. Även här är det viktigt att redskapet och maskinen sköts på ett bra sätt så att restvärdet inte blir onödigt lågt. Om maskinen sköts på ett bra sätt kan finansbolaget sätta ett högre restvärde och finansieringskostnaden minskas.